К нам обратилась компания, которая занимается поставкой медицинского оборудования и расходных материалов. Штат тендерного отдела состоит из 5 человек, включая руководителя. Изначально сотрудники работали с торгами в Excel-файле, чтобы фиксировать в нем все данные по закупкам.
Доступ к документу был у каждого специалиста. Они брали в работу интересные для себя закупки, обозначив соответствующий статус. Оставшиеся процедуры руководитель распределял в зависимости от загруженности сотрудников.
На первый взгляд, работа кажется отлаженной. Но представители компании обратились в Seldon, когда вместе с ростом количества участий в закупках увеличилось и число проблем:
- Ошибки из-за спешки и «человеческого фактора»
- Путаница в ответственных, одновременная работа разных сотрудников с одной закупкой
- Снижение качества контроля работы со стороны руководителя
- Несвоевременное поступление актуальной информации по тендерам
- Некорректная статистика по работе отдела и сотрудников
- Большие временные затраты на ревизию данных по работе с торгами
Решающим фактором обращения в Seldon послужил тот факт, что тендерный специалист едва не пропустил срок подписания контракта. А это, как известно, чревато попаданием в Реестр недобросовестных поставщиков.
В качестве решения клиенту предложили облачную CRM-систему для автоматизации тендерных процессов. Механизм работы следующий:
- Сотрудникам автоматически назначаются тендеры, подходящие по заказчикам и регионам. В этом помогает точная и гибкая настройка фильтрации
- Тендеры от неизвестных заказчиков поступают руководителю. Он, в свою очередь, проводит анализ и распределяет процедуры по ответственным сотрудникам
- Подключена рассылка, которая сообщает об изменениях на разных этапах работы с торгами
- Настроен аналитический блок для руководителя. Он позволяет получать данные о деятельности сотрудников 24/7, чтобы понимать статусы и количество закупок в работе
Так были закрыты все потребности пользователя. В результате КПД работы с закупками увеличился более чем на 20% за счет уменьшения времени обработки информации, отсутствия ошибок и других возможностей CRM-системы.
Клиент отметил, что Seldon.Doc повлиял не только на эффективную организацию работы тендерного отдела, но и на увеличение тендерных продаж. Сервис помог найти заказчиков с новых электронных площадок, о которых в компании ранее и не подозревали.
В нашу CRM-систему для торгов интегрирован мощный поисковый модуль, работающий с применением машинного обучения. Примеры стандартных решений по развитию тендерного отдела изучайте в отдельной статье.
Повышаем эффективность.
Команда Seldon.Doc