Seldon.Doc позволяет организовать и автоматизировать работу тендерного отдела. Он эффективен для компаний, которые регулярно участвуют в закупках, имеют развитую филиальную сеть и ведут отчетность. Сервис является по сути CRM-системой, но отличается наличием специализированных функций для совместной работы с закупками.
Чем полезен?
Seldon.Doc автоматически распределяет тендеры между сотрудниками по множеству критериев, таких как регионы организатора/заказчика, цена, способ проведения, тип закупки и многим другим.
Продвинутая система уведомлений сообщает о найденных тендерах, действиях других пользователей, напоминает о необходимости подать заявку, информирует об изменениях, внесенных заказчиком в уже опубликованных торгах.
Все это позволяет отслеживать актуальный статус тендера, повышает оперативность и качество принимаемых решений, что, в конечном счете, помогает наилучшим образом подготовиться к участию в тендере.
Кроме того, система накапливает данные по участиям и позволяет формировать статистику с результатами в виде аналитических отчетов. С их помощью можно оценить эффективность работы сотрудника или целого подразделения, выявить проблемные зоны, найти точки роста и значительно увеличить конверсию тендерных продаж.
Два основных раздела системы — это «Тендеры» и «Аналитика».
Тендеры
Просматривайте в этом разделе список добавленных лотов:
Список состоит из элементов — так называемых «сниппетов». Они позволяют увидеть основную информацию о тендере:
- Наименование лота и закупки
- Тип и способ проведения
- Заказчика и организатора
- Сроки проведения
- Текущий статус и ответственного
- И другие параметры
Клик по наименованию лота открывает карточку тендера:
На странице ниже находятся 4 вкладки: история изменений, документы, параметры тендера, участники.
Смена статуса и ответственного по тендеру, добавление комментария, прикрепление документа отображаются во вкладке «История изменений»:
В соседней вкладке можно обмениваться документами – прикрепить к тендеру свои файлы или скачать загруженные другими пользователями.
Во вкладке «Параметры тендера» можно заполнить специальные шаблоны с атрибутами тендера, например, добавить дату окончания контракта или выбрать услугу из выпадающего списка:
Необходимые формы создаются при первоначальной настройке контура и могут быть изменены модератором системы.
Вкладка «Участники тендера» предназначена для работы с результатами закупочных процедур. Участников можно загрузить из протокола или добавить вручную.
Списки можно редактировать, например, указать победителей, зафиксировать факт недопуска или уточнить ценовое предложение:
Аналитика
В разделе «Аналитика» можно строить аналитические отчеты – диаграммы и графики. С их помощью удобно контролировать закупочную деятельность.
Например, отчет «Воронка продаж» поможет оценить конверсию — увидеть, сколько тендеров найдено и взято в работу, в скольких удалось принять участие и победить:
Вы можете анализировать объем продаж в динамике, причины неучастия и другие показатели. Они могут отображаться как по конкретным сотрудникам так и по целым подразделениям. Можно задавать различные интервалы по датам и цене. Используйте для этого фильтры.
Доступ в раздел гибко настраивается, что дает возможность получать разную аналитику руководителям и тендерным специалистам-исполнителям.
Аналитические отчеты и списки тендеров можно выгружать в формате Excel-файла.
Настройка системы
Настройки системы можно разделить на две категории.
Первые подразумевают глобальную кастомизацию контура организации под ее бизнес-процессы, вторые - управляют предпочтениями конкретного пользователя.
Конфигурирование контура осуществляется командой поддержки Seldon.
При этом настраиваются:
- Фильтры для поиска тендеров
- Расписание добавления закупок в систему
- Иерархия пользователей, их роли и принадлежность к подразделениям компании
- Критерии распределения для правильной маршрутизации тендеров на сотрудников с учетом их зоны ответственности
- Автоматическое удаление тендеров
- Доступ к просмотру с учетом возможной иерархии подчинения сотрудников
- Оповещения
- Шаблоны для заполнения «Параметров тендера»
- Аналитические отчеты и другие параметры
Пользовательские настройки главного меню включают управление правилами распределения сотрудника и персональными уведомлениями. Все для вашего удобства.
Попробуйте Seldon.Doc — сервис, который повысит эффективность вашего участия в закупках.
Автоматизируйте, изучайте.
Команда Seldon.Doc