Сегодня вопрос автоматизации лучше всего решает CRM-система. Она упрощает работу сотрудников и распределяет задачи, координирует взаимодействие с клиентами, хранит историю коммуникаций, контролирует загрузку и оценивает качество работы. Аналитика отображает точки роста, маркетинговые каналы самых горячих лидов, конверсию по источникам трафика или сегментам.
Как правило, участие поставщиков в государственных/коммерческих закупках не рассматривается с точки зрения продаж, поэтому тендерный отдел зачастую лишен CRM. Это чревато тем, что он использует свой потенциал в среднем на 60-70%. Ошибки при участии в закупках могут грозить потерей контрактов и убытками. Случалось, что наши клиенты неверно указывали цены за единицу товара, что приводило к убыточным поставкам или попаданию в РНП.
Ключевые особенности
Наши клиенты являются активными участниками рынка госзакупок. На основе их опыта мы выделили характерные особенности работы тендерных отделов:
- Учет закупок в Excel
- Устная коммуникация или развернутая переписка по согласованию участия в закупке
- Хранение электронных документов по сделкам на компьютерах сотрудников или на сетевом ресурсе с общим доступом
Возможные последствия
- Минимальная прибыль от участия в торгах
- Долгие просчеты отдельных тендеров
- Сложность распределения закупок приводит к потере прибыли. Например, если сотрудники работают удаленно, в разных регионах или системах
- Учет в Excel и хранение документов в папках увеличивает вероятность допуска ошибок
- Сложная оценка загрузки сотрудников
- Сложный анализ причин отказа от участия и возможных методов решения проблемы
- Открытый доступ к документации у сотрудников может привести к «сливу» данных конкурентам
Оптимальные решения
- Автоматическое распределение задач между сотрудниками. Экономит время и предотвращает пересечения
- Автозаполнение данных. Исключает человеческий фактор и защищает от ошибок
- Доступ к документам только для ответственных сотрудников. Обеспечивает полную конфиденциальность и безопасность данных
- Оцифровка каждого этапа закупки. Отображает возникшие сложности по закупке, что дает возможность оперативно их устранить
- Онлайн-аналитика по сотрудникам, сегментам и этапам. Распределяет нагрузку и выявляет проблемные зоны
- Гибкая настройка рабочей среды. Сохранит текущие бизнес-процессы и упростит коллективную работу
Все перечисленные возможности позволяет реализовать Seldon.Doc, который представляет собой CRM-систему. Он незаменим для качественной и плодотворной работы тендерного отдела. Сервис автоматизирует поиск, мониторинг и распределение тендеров, а аналитические решения помогают оценить и увеличить долю рынка. Фактически для руководителей это инструмент управления и контроля, а для сотрудников – организации всего рабочего процесса.
Ожидаемый результат
Использование соответствующих инструментов обеспечит больше участий в процедурах и прирост прибыли без увеличения штата. Автоматизация процессов устраняет ошибки, упрощает работу сотрудников, а также показывает возможные точки роста в тендерных продажах. Рекомендуем воспринимать участие в закупках как специфический вариант продаж.
Используйте наш опыт и увеличивайте конверсию успешных сделок!
Если у вас появились вопросы по организации тендерных процессов, напишите нам на doc2@myseldon.com, мы постараемся помочь!
Знаем, как эффективно.
Команда Seldon.Doc