На старте сотрудничества тендерный отдел организации включал всего двух специалистов по закупкам. Спустя пять лет это направление стало существенной долей в выручке компании, и работа с закупками трансформировалась в целый процесс. Двое сотрудников занимались поиском тендеров, их анализом и распределением на восемь профильных отделов. Регулярная отчетность для руководства также была обязательна.
В работе использовались мессенджеры, электронная почта, Excel и другие вспомогательные инструменты.
Есть решение!
На отдел легла серьезная нагрузка. Стало очевидно, что двоих человек недостаточно для поиска и анализа торгов — встал вопрос о расширении штата.
Партнер поделился проблемой с сопровождающим менеджером Seldon. Специалист нашей компании предложил протестировать сервис по автоматизации тендерного отдела, и клиент согласился.
От слов — к действию
В ходе тестирования были рассмотрены разные варианты подхода к организации рабочего процесса. По итогам тестирования:
- Настроена точная система распределения закупок по профильным отделам
- Четко прописаны и структурированы этапы работы с закупками
- Настроена аналитика с учетом критериев клиента с отображением индивидуальной статистики эффективности каждого направления и тендерного отдела в целом
Результат работы
По итогам трех месяцев удалось достичь следующих показателей:
- Скорость обработки данных увеличилась более чем в 5 раз. Благодаря автоматизации существенно сократилось время на распределение и учет статистики
- Сократились операционные расходы за счет осуществления задач одним человеком. Необходимости в найме еще одного сотрудника больше не было. Затраты на автоматизацию окупились за 3 месяца
- Руководство получило круглосуточный доступ к актуальной визуализированной статистике
Примеры стандартных решений по развитию тендерного отдела изучайте в отдельной статье.
Растите не только количественно, но и качественно. Seldon всегда готов помочь выбрать нужное направление для успешного развития, сократить расходы и повысить планку эффективности тендерного отдела!
На страже вашей эффективности.
Команда Seldon.Doc